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GTD(Getting Things Done)とは

ライフハックの一種として、GTD(Getting Things Done)というテクニックがある。

GTDはナレッジワーカーと呼ばれる、頭脳労働者が自分のワークフローを管理する手法として、David Allenが著書「仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法」で2002年に発表したものである。

GTDは予定管理やスケジュール管理、モチベーション管理、心理的負担の減少を目指した管理など、ナレッジワーカーにとってはきわめて重要なテクニックである。

GTDは5つのステップで考え、1週間など一定の期間を単位として管理する。5つのステップで仕事を管理することで、頭にパンパンに詰まった様々な仕事を整理し、シンプルに考えることができるようになる。ナレッジワーカーにとって、頭の中が混乱した状態に陥るのが最悪であるといっていい。

GTDによって整理された仕事の体系を着実に作業していくことで、効率を向上させることができる。さらに、仕事を一定の単位にまとめ上げることができ、見通しを立てていくために重要な指標になる。

GTDのステップ(1)収集


頭の中にある「気になっていること(問題)」を紙などに書き出す。作業中のメモ書きなども参照して、問題点を出して行く。

「やるべき仕事」や「配慮するべき仕事」「進捗中の仕事」など、ナレッジワーカーが関わる仕事は多岐にわたる。それらをすべて書き出す。書き出したメモや情報、データのまとまりは「バケット」と呼ばれる。

「バケット」は紙、電子データを問わないため、実際の箱やファイル、PCやケータイなど電子機器の中であるかもしれない。自分が関わる仕事をすべて具体的に書き出すことで、頭の中の雑然とした状態を合理的に処理できる状態に準備することができる。

「バケット」の更新・管理は週に一度程度を目途として空にするのが望ましい。

GTDのステップ(2)処理


次にバケットに書き出した仕事を分類し、ワークフローから見て合理的なリストへと整理する作業に入る。

●リストは上から順に処理しなければならない。
●仕事の処理は一度に一個にしぼる。
●仕事はリストに戻してはならない。
●リスト化された仕事をするべきかどうかの判断も処理となる。
 [処理するべきと判断したら]
 2分以内に処理する
2分以内に処理できないものは、長期的な計画で行う。計画は定期的に見直す。
   →「プロジェクト」のリストへ入れる。
複雑でなく、自分でしなくてもいいものは人に任せる。
   →他人に任せたら「連絡待ち」のリストへ入れる。
複雑ではなく、すぐにする必要がないものは後でする。
   →「カレンダー」のリストへ入れる。
複雑ではなく、すぐ処理するべきものは進行中の仕事の次に着手する。
   →「次のアクション」のリストへ入れる。
[今行動しなくてよいと判断したら]
資料としてファイルに保存する。→「資料」リストへ入れる。
いつかやる仕事としてあたためておく。→「いつかする」リストへ入れる。
不要なものは捨てる。→ゴミ箱へ入れる。

GTDのステップ(3)整理


リストをスケジュール管理に使っているツール(ケータイや手帳、ファイルなど)に入れる。

●次にやるリスト
今やっている仕事の次にするべき仕事をリストする。

●プロジェクトリスト
比較的長期的な視点で作業するべき、複雑な仕事は「プロジェクト」にリストされる。これらは常に追跡し、定期的に見直す。プロジェクトに関する「次のアクション」は後回しになり、随時進めていく。

●連絡待ちリスト
他人に任せる仕事やプロジェクトを進めるときに外部の出来事が起こるのを待たねばならない場合、見直すためのリストに入れ、追跡する。

●いつかやるリスト
いつかやりたいが、今しなくていいものをリストに入れる。

●カレンダーリスト
カレンダーリストは、締切がある仕事や、時間や場所が決まっている会議や約束をリストする。ハード・ランドスケープともいう。

GTDのステップ(4)見直し


リストは、毎日や毎週など、必要な時に見直すべきである。リストを見直して、整理し直すのであれば、すぐにする。

GTDのステップ(5)実行


リストアップした「出来ること」を順次片付ける。